こんにちは！

原です！

 

 

先日、とある比較サイトから資料が来たので、

その会社に詳細を聞こうと電話をかけたのですが、、、、

 

「すいません、株式会社レイゼクスの原と申します。」

 

「ちょっとサービスの詳細聞きたいのですが・・・」

 

「料金の詳細を教えて頂けますか？」

 

「はい？株式会社レイゼックス？」

 

「あ、いえレイゼクスと申します。」

 

「え？エイゼクス？」

 

「レ・イ・ゼ・ク・スと申します。」

 

「はいはい、少々お待ち下さい・・ガチャ」

 

「・・・」

 

「はい、お電話変わりましたけど」

 

「（感じが悪い・・・）」

 

「・・・・」

 

「あ、先程の方に用件伝えたのですが・・・」

 

「いや、聞いてないっすね。」

 

「そうですか・・・」

 

 

この後も会話は一応続けたのですが、

この時点で「この会社に頼むのはやめよう」

と思いました。

 

我々は電話を活用した「テレマーケティング」の

事業を行っていますが、電話というのは

「声」で伝えられるマーケティング手法になります。

 

と、いうことは、内容はもちろんのこと、

「声」の印象が強くなるという事ですよね。

 

話し方やトーンなどで、与える印象が大きく変わります。

 

折角電話をするなら、お互いがよい気持ちで出来るように、

最大限の配慮をしないといけません！

 

いつも「電話をかけるとき」の話をしていますが、

今日は「電話を受けるとき」の話をしたいと思います！

 

電話に出る時の心構え

 

 

会社にかかってくる電話に対応するという事は、

「会社の代表として対応している」という事です！

 

つまり、あなたの対応がそのまま、会社の印象になる

というわけですね。

 

とは言っても大企業でない限り、なかなか電話対応の

研修等もないとは思いますので、簡単にはなりますが、

「今日から出来る電話対応」をお伝え致します！

 

■3コール以内に出よう！

電話が鳴ったら、1秒でも早く出ましょう！

「お電話ありがとうございます！

株式会社○○でございます。」

と出れば問題ありません！

そして、出るときはハッキリと明るい声で対応して下さい。

お客様かもしれませんし、問い合わせかもしれませんし、

社内の人かもしれませんが、明るい対応をして

損をする事はありません！

 

また、出るのが遅くなってしまった時には、

「お待たせ致しました！」と一言付け加えるだけで

相手を配慮した対応が出来ますのでオススメです！

 

■誰かに変わるときの対応

「○○さんいますか？」と聞かれた時の対応です。

 

・社内にいる場合（電話に変われる場合）

「かしこまりました。只今変わりますので

少々お待ち頂けますでしょうか？」

→相手が返事をしたら保留にして変わる。

 

・社内にいない場合（電話に変われない場合）

「申し訳ございません。○○は只今席を外しております。

宜しければ私がご用件を伺わせて頂き、○○より折り返し

ご連絡をさせて頂ければと存じますがいかがでしょうか？」

 

ご存知だと思いますが、社内の人間を伝える時には

「様」「さん」などはもちろん、「社長」「部長」などの

役職も必要ありません。

呼び捨てでいいのです。

新入社員とかだと、「○○部長は今いません！」とか答えてしまったり

する事もあるかと思いますが、しっかりと覚えておきましょう！

 

■電話を切る時

内容にもよりますが、

「お電話ありがとうございました。

今後とも、何卒宜しくお願い致します。

それでは、失礼致します。」

と伝え、電話を切れば問題ありません！

 

また、電話を先に切るのは原則的には

かけた側とするのがマナーとされていますので、

その際相手が電話を切るまで

こちらから先に切らないようにしましょう！

 

まとめ

 

いかがでしょうか？

 

簡易的なものですが、きっと今日から出来る事ばかりだと思います。

 

電話一つで会社のイメージを良くする事も悪くする事も出来るので、

しっかりと対応出来るようにしておくと良いと思います！

 

是非、覚えておいて下さいね！