みなさんこんにちは！

大谷（おおや）です！

 

 

弊社は、小規模のクリエイティブ・IT業界に特化をした営業代行を行なっている会社です！

弊社自身も小規模な会社ではありますが、これまで1,100社以上の営業代行実績がございます！

 

さて、今回のテーマは小規模の制作会社にとって切っても切り離せない存在である年末の「予算消化型案件」についてです！

 

少人数の制作会社にとって、年末の「予算消化型案件」は魅力的な収入源でありながら、リスクもはらんだ爆弾のような存在です！

 

「年内に予算を使い切りたい」

「この金額でここまでやってほしい」

そんな急な依頼が集中するのが、10月〜12月！

 

営業電話も増え、問い合わせも増える。だからこそ、制作会社としては「いかにこのチャンスを逃さず、でも自社を壊さずに乗り切るか」が重要になりますよね！

 

しかし、実際には多くの制作会社がこの時期にキャパオーバーで品質が落ちたり、受注しきれずに機会損失を生んだりしています！

だからこそ、夏のうちに準備しておくことがカギになるのです！

 

ということで今回は、年末商戦でバタバタにならないために、夏のうちにやっておくべきことをまとめたいと思います！

 

そもそも「予算消化型案件」とは何か？

 

9月末の上半期締め、12月末の年末締め、3月末の年度末。

多くの企業では「使い切らないと翌年の予算が減らされる」という事情から、予算の使い道を急いで探すことがあります！

 

そこで登場するのが、以下のような案件です！

 

・急遽立ち上がった会社案内動画や採用用のLP制作

・イベントのティザー動画やSNS広告バナー

・展示会用の短納期パンフレット

・社内研修用のe-learningコンテンツ制作

 

などなど。

 

これらは内容が固まりきっていないまま相談されることも多く、「ざっくりこの金額でこれくらいのものを作りたい」というアバウトな依頼が多いのも特徴です！

 

少人数の制作会社にとっての落とし穴！

 

こうした予算消化型案件に、少人数の制作会社が対応するときのリスクは次のようなものです！

 

リソースの急激な偏り

→進行中の既存案件が後回しになる。クオリティに影響する可能性も！

 

収益性の低下

→急ぎで引き受けたが、見積もりが甘くて実は赤字だった・・・という事態も珍しくありません！

 

既存クライアントからの信頼低下

→予算消化型案件に時間が取られ、「納期が遅れた」「対応が雑だった」など、長期関係にヒビが入ることも考えられます！

 

社内メンバーの疲弊・離職

→秋から年末までずっと繁忙状態が続き、メンバーの疲れがピークになり、モチベーションの低下や離職になるケースも！

 

特に数名のチーム体制で回している会社にとって、これらは命取りになりかねません！

 

夏のうちにやるべき5つの準備

 

では、そうならないために夏（7〜9月）にやっておくべきことは何か？

以下の5つにまとめました！

 

① キャパシティの棚卸しと可視化

まずは自社の稼働可能リソースを可視化しておきましょう！

社員や外部パートナーの稼働可能日数を整理し、案件別の所要時間の目安を算出。

「ここまでは受けられる」「ここからは外注が必要」などラインを明確にしておく必要があります！

これにより、無理な受注を防げる仕組みができます！

 

② 外部パートナーの確保と連携強化

リソースが足りなくなる前提で、信頼できる外注先（デザイナー・カメラマン・エディターなど）を夏のうちに確保しておくのも有効です！

今のうちにパートナー候補と繋がっておき、契約書や見積テンプレートも整備することで、「急ぎの案件が出たら連携できる体制」を構築できます！

本番が来てから探しても、相手はすでに埋まっていますので、早めの準備が効果的です！

 

③ 提案型営業で“予算消化案件”を先回りで獲得

9月や10月になってから「予算余ってないですか？」と営業しても遅いです！

夏のうちに「予算消化ニーズ」を先回りして提案しておくことが重要です！

たとえば、「年末に向けた会社紹介動画を今のうちに企画しませんか？」「年度内予算のうち●万円で、SNS用ショート動画を●本制作できます」など、小回りが利いて予算にハマりやすい提案パッケージをつくっておくと良いですね！

 

④ 社内オペレーションのテンプレ化

短納期案件にスムーズに対応するには、社内オペレーションの「型」を決めておくことが重要です！

ヒアリングシートの定型化や、見積・発注・納品までのフロー整備、クイック案件用のワークフローとチェックリストの作成などを行なっておけば、誰が入ってもスムーズに進行でき、属人化を防げます！

 

⑤ 冬明けの“閑散期”を見越した布石

年末が終わると、1月〜2月は例年閑散期になりがちです！

だからこそ、「秋冬で燃え尽きないように、夏のうちに1〜2月案件の種まきをしておくこと」も忘れずにしましょう！

たとえば、年明けに公開予定のコンテンツの準備やセミナーやキャンペーンと連動した制作企画、オウンドメディア・自社SNSの仕込み、また忙しい時期にこそ営業代行に見込み客を増やしておいてもらうのも有効です！

目の前の忙しさに流されず、1月の自分を助けるための布石を打っておきましょう！

 

まとめ

 

いかがでしょうか？

 

予算消化型案件は、売上拡大のチャンスでもありますが、準備ができていない制作会社にとっては疲弊と信用低下のきっかけにもなります！

 

だからこそ、夏の静かな時期に、しっかりと準備を着実に進めておくことが、“波に乗る側”になるか、“飲まれる側”になるかの分かれ道になります！

 

少人数のチームだからこそ、「先手必勝」が何よりも重要です！

 

秋冬をただ忙殺されるだけのシーズンにせず、収益と信頼を最大化するフェーズに変えていきましょう！