どうも。

仲村です。

 

 

弊社は、中小企業や個人事業主に特化をした営業代行を行なっている会社です。

これまで1,100社（個人含む・2025年7月現在）以上の営業代行実績がございます。

 

さて、「営業」をサービスとしている弊社ですが、近年の営業に欠かせない存在なのが「オンライン」での営業や打ち合わせです。

ご存知の通り、テレワークやハイブリッドワークが当たり前となった今、ZoomやGoogle Meet、Teamsなどを使った「オンライン打ち合わせ」は、日常業務に欠かせない存在となりました。

 

しかし、その一方で増えているのが、

 

「あれ？時間になっても相手が入ってこない・・・」

「ルームに誰も来ないけど、こっちの設定ミス？」

「連絡しても返事がない・・・どうなってるの？」

 

といった、「オンライン会議に相手が来ない」問題です。

 

オンラインがメインの打ち合わせ手段になった現在、こういった問題を抱えている人は少なくないはず。

ということで今回は、そんなトラブルを未然に防ぐための具体的な対策とチェックリストを紹介します。

相手との信頼関係を崩さないためにも、ぜひ参考にしてください。

 

なぜ「入ってこない」事態が起こるのか？

 

オンライン会議に相手が入ってこない理由は、意外とさまざまです。

 

1. そもそも日程・時間を勘違いしている

カレンダー登録がずれていた（タイムゾーンの設定ミスなど）というケースから、前の予定が押してしまったり、相手が日付を「来週」と勘違いしていたりなど、色々なパターンがありますが、一番多いのがこの日程や時間を勘違いしているパターンです。

 

2. URLや会議IDの共有ミス

相手に間違ったURLを送っていたり、直前で会議リンクを変更したりした場合、ルームに入れません。

また、招待メールが迷惑メールフォルダに入っていた、というケースも意外と多いです。

 

3. システムや接続のトラブル

ネットワークが不安定でログインできなかったり、ソフトウェアのアップデート中だったといったケースもあり得ます。

PCやスマホの不具合がある場合は、ネットに繋げずオンラインでの打ち合わせができません。

 

4. そもそも予定に入っていなかった

相手が予定を入れ忘れていたり、打ち合わせの認識がなかった、という事もしばしば。

また、代理の人が参加予定だったのに、共有されていなかったという事例もよく聞きます。

 

「来ない」を防ぐ5つの事前対策

 

1. 日程調整時に「確定メッセージ」を送る

日程が決まったら、簡潔で確実な確定メッセージを送りましょう。

 

例：📅 打ち合わせのご案内

日時：7月10日（水）14:00〜14:30

ツール：Zoom

URL：https://zoom.us/j/1234567890

※念のため10分前にリマインドいたします。

 

打ち合わせが決まった時点でそういったアクションをする事でこれだけで相手の記憶にしっかり残ります。

 

2. カレンダー招待で「リマインド」

GoogleカレンダーやOutlookなどでの招待は必須です。

招待時に下記をセットで送ると尚良いです。

 

・会議URL

・会議の目的（タイトル）

・所要時間

・リマインダー通知（10分前、1時間前 など）

 

3. 前日または当日朝に「念のための確認」

これは少し手間ですが、初対面の相手や重要な商談の場合は必ずやるべきです。

 

例えばメールであれば、

 

件名：本日のオンライン打ち合わせのご確認（14:00〜 Zoom）

本日14時からの打ち合わせ、予定通りで大丈夫でしょうか？

念のためURLを再送します→ https://zoom.us/j/1234567890

 

この一文だけでも「気にかけてくれている」という印象を与えられます。

 

電話番号がわかるようであれば、電話で確認するのも有効です。

もし相手が不在の場合でも、電話口の相手にしっかりと伝えてエビデンスを残しましょう。

 

4. 事前に「代替連絡手段」を確認しておく

これは意外と見落としがちなのですが、メールだけでなく、携帯番号やSlack、LINEなども確認しておくとリスクを軽減することができます。

メールはなかなか見ない人や迷惑メールに入ってしまう可能性もあるので、オンライン会議がうまくつながらない場合の緊急連絡方法を伝えておきましょう。

 

それでも来ない場合の対応

 

万が一、相手が時間になっても来なかった場合は、冷静に3段階で対応しましょう。

 

ステップ1：10分程度は待つ

相手が前の予定で押している場合もあります。焦らず10分は待ちましょう。

 

ステップ2：軽く一言連絡する

「ご予定お間違えないかと思い、念のためご連絡です。お時間になりましたので、Zoomにてお待ちしております」

※催促ではなく、丁寧に状況を確認するのがポイントです。

 

ステップ3：再調整の提案

それでも来なかった場合、後で以下のようにフォローします。

「本日はお時間のご都合が合わなかったようでしたので、改めて日程調整できればと思います。ご都合のよい日程をいくつかいただけますと幸いです」

 

「なんで来ないんだよ！」と憤りたくなる気持ちはよく分かりますが、責めるのではなく、あくまで柔らかくリスケを促すのがマナーです。

もしかしたら単純に予定が漏れてしまっていたり、急遽対応しなくてはいけないことがあった場合、上記のような対応をしていれば、次回以降相手も「申し訳ない」という気持ちがあり、商談を有利に進められる可能性もあります。

 

まとめ

 

いかがでしょうか？

日頃からオンラインでの打ち合わせが日常化している人であれば、ご自身に置き換えて共感いただける部分もあったのではないでしょうか？

 

オンライン時代は「気配り」がすべてです。

オンライン打ち合わせは便利な反面、「時間に現れない」というアナログにはなかったトラブルも起こりやすくなっています。

だからこそ、事前の準備とちょっとした気配りが相手との信頼を生みます。

 

今回お話しした要素の積み重ねが、「オンラインに入ってこない！」という最悪の事態を未然に防ぎ、スムーズなビジネスコミュニケーションを実現します。

オンラインでの打ち合わせは便利だからこそ、しっかり使いこなしていきましょう。