こんにちは！

原です！

 

 

私は普段営業に行くのですが、電話にしろメールにしろお問い合わせにしろ、アポイントが取れるとすごく嬉しいですよね！

弊社でも誰かがアポイントを取ると皆で盛り上がります♪

 

それぐらいアポを取るのは大変でもあるし、充実感のある事ですよね！

 

でも、特に新人さんとかだと「アポイントを取れた事で舞い上がってしまい、大切な事をヒアリングし忘れてしまう」という事が発生してしまうケースがあります。

 

折角アポイントを取得しているのに、ヒアリング漏れがあったらもったいないですよね！

 

ということで、今日はアポイントを取得する際に必ず確認しておくべき項目を4つご紹介致します！

 

アポイント取得時に確認する項目

 

１.担当者の名前、部署

 

まず、必ず確認しなくてはいけない項目は、「担当者の部署と名前」です。

誰宛に訪問すればいいのか？ということをハッキリさせないといけないですよね。

名前を聞けていないと、当日訪問した時に会うことができない可能性もありますし、人数の多い会社になれば、同じ名字の人が複数人いる可能性が高いので、部署までしっかり聞いておきましょう！

 

ちなみに相手の名前を聞く際には、「私、株式会社レイゼクスの原と申しますが、お電話口のご担当者様のお名前をお教え頂いてもよろしいでしょうか？」という感じで、先にこちらの名前を伝えると、向こうも答えやすくなりますよ！

 

２.訪問先の住所

 

続いてこちらも必須項目ですね。

 

通常はホームページにも記載されておりますので、「訪問するご住所はこちらの東京都○○区○○でお間違いないでしょうか？」と確認すれば問題ありません！

しかし、時々移転などで住所が変わっていたり、その人の部署が違う場所にあったりすることもあるので、しっかり住所を確認しておかないと当日違う場所に行ってしまう、というケースも考えられます！

 

きちんと確認して、無駄な間違いをなくしましょう。

 

３.こちらの連絡先と訪問者名

 

意外と忘れてしまうのがこちら。

 

なぜこちらの連絡先を伝えるかというと、もしアポイント先の担当者が急に都合が悪くなってしまった時に、どこに連絡すればいいか分からなくなってしまうからです。

 

こちらの連絡先を伝えていないと、向こうが都合が悪くなっても連絡出来ず、当日訪問して担当者がいなかった、という事になってしまう可能性もあります。

 

「何かあった時のために、念のため弊社の電話番号をお伝えさせて頂きたいのですが〜」という感じで、相手にメモを取って頂きましょう。

 

また、当然最初に会社名と名前は名乗っていると思いますが、最後にもう一度相手に伝えましょう！

「株式会社レイゼクスの原と申しますので、当日は何卒宜しくお願い致します」とお伝えする事で、向こうは誰が来るのか、という事が分かります。

 

しっかりと「何て会社の誰が行くのか」をハッキリされておきましょう！

もし電話をしている人と、訪問する人が異なる場合には、その旨も説明して下さいね！

 

４.営業をしやすくするための情報

 

訪問時に前もって必要な情報があれば、アポイント取得時にヒアリングしておきましょう！

例えば、自社サービスの類似サービスの導入経験はあるか、現在使用しているか、現在力を入れている施策は何か、などなど。。。ここは自社のサービスに合わせた内容でヒアリングをする事が重要です！

 

要は「どのような情報があれば、営業がしやすいか」という事を考え、その為の準備をしていくことで、営業の成約率が上がるのです。

 

「折角○○様の貴重なお時間を頂戴致しますので、出来るだけ御社に見合った資料でお持ちできればと思うのですが・・・」という感じで聞けば、お答え頂けるケースも多いので、聞き方も意識してみましょう！

 

もちろん、あまり電話で色々ヒアリングするのも、相手にとってはあまり良い感じがしないので、多くても質問は2〜3つくらいにしておくと良いかと思います！

 

まとめ

 

いかがでしょうか？

 

「相手の名前を確認し忘れてもう一回連絡しなくてはいけない」

「こちらの連絡先を伝え忘れていて当日ドタキャンになった」

「ヒアリングをしっかりしていなかったため、ニーズがないアポイントになってしまった」

 

といった事は避けたいですよね！

 

上記4つとも、難しい事ではありませんので、普段から意識しておくことで解決できます！

 

アポイントを取得して嬉しい気持ちもよく分かりますが、向こうが電話を切るまでは気を引き締めて、電話が終了した後にしっかり喜びましょう〜

 

アポイントを始め、営業、集客でお困りのことがあればお気軽にご相談くださいませ！