株式会社レイゼクスの  業務効率化で時間を有効に使おう!今すぐ出来る仕事効率化4つの方法

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2014/09/12

業務効率化で時間を有効に使おう!今すぐ出来る仕事効率化4つの方法

業務効率化で時間を有効に使おう!今すぐ出来る仕事効率化4つの方法

どうも。

仲村です。

 

 

会社を立ち上げる前から今まで、たくさんの

ビジネスマンに出会ってきました。

 

とんでもなく仕事が出来る人もいれば、

なんとも要領が悪い人もしばしば…

 

そんな中気付いたのですが…

 

仕事が出来る人たちには

一点、共通する事がありました。

 

 

 

それは、

 

「時間の使い方が上手い」

 

という事です。

 

逆に言えば、時間を有効に使えない人は、

仕事が出来ない人になります。

 

全員に平等である時間を、より有効に使う事で、

他の業務や考える時間に充てる事が出来ます。

 

自分も比較的効率良く仕事ができる方ですが、

それは多くの仕事ができる人たちを見て、真似して来たからです。

 

ということで、色々な出来るビジネスマンから学んで来た

今日からでも出来る業務効率方法をあなたにもお伝えしたいと思います!

 

 

①デスクトップが整理されている

 デスクトップ

 

よく見かけるのが、色々なデータやファイルが

デスクトップ上に散乱しているパソコンです。

探しているファイルがなかなか見つからなかったり、

務上の効率は大きく低下してしまいます。

 

自分の場合は、多くても一列だけデスクトップ上に表示させ、

あとはDropboxなどのクラウド型サービスを活用して

すぐ分かるようにフォルダを管理しています。

 

見た目もスマートになりますね。

 

 

②タスク管理が出来ている

 タスク管理

 

出来るビジネスマンはやらなくてはいけない業務も多いはず。

そんな時、やらなくてはいけない事を忘れてたりしたら大変な事に…

 

そうならないためにも、タスク管理は必須です。

「今日やらなくてはいけないこと」「今日やらなくてもいいこと」を明確にし

優先順位の高いものから片付けていく事を意識しましょう。

 

Googleカレンダー等に予定を入力しておいても良いですし、

紙やPCのメモにやる事を一覧で書き、終わったものからチェックしていく

というやり方でもいいですので、自分のやりやすい方法を見つけましょう。

 

また、急ぎで対応しなくてもいいものも含め、全てのタスクに、

しっかりと期限を決めるのが出来るビジネスマンです。

人は怠け者なので、そうしないとほぼ間違いなくズルズル延びてしまいます。

 

 

③メールソフトの整理が出来ている

 メール管理をしっかり!

 

出来るビジネスマンは一日に何通ものメールが届きます。

そんな中、しっかりメール管理が出来ていないと

対応漏れや急に必要となったデータを取り出す際に困ってしまいます。

 

おすすめはメールフォルダをジャンル毎やクライアント毎に分類し、

対応が終わったものからそのフォルダに入れていく方法です。

 

そうする事で、未対応のものだけが受信フォルダに残っていきますので、

対応漏れがなくなり、いざという時にすぐ分かるようになります

 

 

④移動時間を無駄にしない

移動時間を有効に!

 

出来るビジネスマンほど、日々の予定は埋まっており、

様々な場所を飛び回っています。

つまり、移動時間が多いのです。

 

その移動時間をただぼーっと過ごすのではなく、

メールチェックや資料作成、読書などを行う事で、

無駄な時間をなくす事が出来ます

 

その為、出来ればノートパソコン、タブレットは所持しておくと、

有効な時間を使う事が出来ます。

安い買い物ではありませんが、自分への投資です。

 

電車、タクシー、新幹線、飛行機、などなど

移動手段に合わせた仕事を選ぶのもコツです!

 

まとめ

いかがでしたでしょうか?

少しの意識と行動で、大きく成長するチャンスがあります。

 

1日30分の時間を有効に使うだけでも、1ヶ月で900分、1年で10800分

つまり年間で180時間もの差がつきます

 

あなたも今日から意識を変えて、

まずは上記を実践してみてはどうでしょうか?

この記事を書いた人

仲村 達史

仲村 達史

「世界一ヤヴァイ会社を作る!」と宣言し練馬区を飛び出し、藤原竜也のモノマネ一本でここまで上り詰めた。 常に厳しく、「鬼(ONI)」と呼ばれる彼の経営のモットーは「健康第一」。 ゼロコーラと間違えて普通のコーラを買っていくと鬼の形相で怒り狂う。 キリンさんよりゾウさんのほうが好きだが、犬の方がもっと好き。

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